Selkeä virkakieli ei synny sattumalta – Näin parannetaan viranomaispäätösten ymmärrettävyyttä
Kuvittele tilanne: saat postia Kelalta ja huomaat heti ensimmäisen lauseen olevan vaikeaselkoinen. Monet suomalaiset jakavat tämän kokemuksen. Viranomaisten päätöstekstit tuntuvat usein olevan kirjoitettu vain juristeille tai automaattisille järjestelmille, ei ihmisille. Mutta miksi näin on?
Piilotettuja esteitä selkeälle tekstille
Moni kuvittelee, että virkatekstien vaikeaselkoisuus johtuu vain asiantuntijoiden puutteellisista kirjoitustaidoista. Kotimaisten kielten keskuksen ja Kelan yhteistutkimus osoittaa kuitenkin, että asia on monimutkaisempi.
Tutkimuksessa kävi ilmi seuraavia haasteita:
- Tietojärjestelmät ovat kömpelöitä ja rajoittavat kirjoittamista
- Yhteistyö asiantuntijoiden, kuten lääkäreiden, kanssa on toisinaan hankalaa
- Taustamateriaali voi olla hajanaista tai epäselvää
- Kirjoittajilla ei ole tarpeeksi aikaa laadukkaan tekstin tuottamiseen
Tilanne vaikeutuu entisestään, jos järjestelmät pakottavat käyttämään ennalta määriteltyjä sanamuotoja tai rakenteita. Tällöin hyväkään kirjoittaja ei voi tuottaa ymmärrettävää tekstiä.
Päätökset tehdään ihmisille – ei järjestelmille
Selkeä päätösteksti ei synny sattumalta – kirjoittajalle on annettava siihen tilaa ja mahdollisuuksia. Virkatekstin tehtävä ei ole vain välittää juridista lopputulosta, vaan selittää päätös ihmiselle, joka on ehkä epävarmassa tai kuormittavassa tilanteessa.
Kyse ei siis ole vain kielellisistä valinnoista, vaan järjestelmätason kysymyksistä, joissa työkalut, aikaresurssit ja yhteistyön laatu vaikuttavat voimakkaasti lopputulokseen.
Kieli ei ole pelkkä lisuke – se on koko paketin ydin
Kielentutkija Ulla Tiililä korostaa, että viranomaiskieli on osa päätöksentekoprosessia – ei vain sen jälkiselittämistä. Selkeä kieli vaikuttaa siihen, miten kansalainen ymmärtää ja kokee päätöksen.
Siksi jo järjestelmien ja toimintamallien suunnitteluvaiheessa olisi tärkeää huomioida:
- Kieliasiantuntijoiden mukanaolo
- Selkeyttä tukevien toimintatapojen ja työkalujen kehittäminen
Voiko kielipeli kehittää viranomaiskieltä?
Sanuli-peli tarjoaa kiinnostavan rinnastuksen viranomaiskielen kehittämiseen. Pelissä sanoja muodostetaan rajatusta kirjaimistosta – sama analogia pätee virkateksteihin, joissa kirjoittaja joutuu usein työskentelemään rajoitetussa kehikossa.
Virkatekstien kirjoittajalle on tärkeää:
- Tuntee kielirakenteet
- Osaa soveltaa niitä joustavasti
- Saa käyttöönsä selkeät ja toimivat välineet
Mitä voimme oppia? Kirjoittajalle lisää tilaa ja tukea
Tutkimuksen suositukset kiteytyvät neljään keskeiseen ehdotukseen:
- Käyttäjäystävällisemmät kirjoitusjärjestelmät
- Mahdollisuus käyttää enemmän aikaa perustelujen kirjoittamiseen
- Koulutusta selkeän viranomaiskielen kirjoittamiseen
- Kirjoitustyön tunnustaminen merkittäväksi osaksi työnkuvaa
Ymmärrettävyys ei ole vain kielikorvan ansiota – se edellyttää toimivaa yhteistyötä järjestelmien, ihmisten ja kielen välillä.
Entä sinä?
Oletko itse kohdannut viranomaispäätöksen, jonka ymmärtäminen tuntui mahdottomalta? Tai ehkä tunnistat sanoja, jotka sopisivat täydellisesti Sanulin sanapalapeliin? Kehotamme jakamaan kokemuksesi ja pohtimaan, miltä tuntuisi, jos kaikki päätökset olisivat kirjoitettu niin, että ne oikeasti ymmärtää.
Ehkä seuraavalla kerralla viranomaispäätöksen sanat ovat sekä perusteltuja että ymmärrettäviä – kuten niiden pitäisi aina olla.